「FAXはもうオワコンだ」
チャットツールやWeb会議が当たり前になった今、ビジネスパーソンの多くがそう感じているのではないでしょうか。ペーパーレス化が叫ばれ、DX（デジタルトランスフォーメーション）が企業の重要課題となる中で、紙を吐き出すFAX機は、時代遅れの象徴のように見えるかもしれません。
しかし、本当にそうでしょうか？
私たちの会社でも、数年前までは「早くFAXをなくしたい」と考えていました。しかし、ビジネスの現場を見渡してみると、今なお根強く、そして意外な形でFAXが活躍している現実に気づかされたのです。
今回は、なぜFAXが今も必要なのか、そして旧来のFAX機が抱える課題を、私たちがどのように「ネットFAX」で解決したのか、その具体的な理由をお話しします。
なぜFAXはなくならない？意外と根深い「FAX文化」のリアル
当社がFAXを全廃できなかった理由は、大きく分けて二つあります。
一つは、特定の業界や企業との取引です。
例えば、建設業界や不動産業界、昔ながらの製造業、そして官公庁とのやり取りでは、いまだに見積書や発注書の送付にFAXが標準手段として使われています。「メールでも送りますが、念のためFAXもお願いします」と言われるシーンは、今でも決して珍しくありません。相手の業務フローに組み込まれている以上、こちらの一存で「今日からFAXやめます」とは言えないのが実情です。
そして、もう一つが、より意外な理由でした。それは、個人のお客様からの注文です。
私が以前いた会社では、シニア層向けに健康食品のダイレクトメール（DM）を送ることがありました。そのDMに掲載する注文方法として「電話・ハガキ・FAX」の3つを用意しているのですが、驚くことに、FAXでの注文が毎月一定数、安定して入ってくるのです。
おそらく、パソコンやスマートフォンの操作に不慣れな方にとって、申込書に手書きで記入し、そのままボタン一つで送れるFAXは、心理的なハードルが低く、安心できる注文方法なのでしょう。この事実を知った時、「FAXはBtoBだけのもの」という私たちの思い込みは、あっさりと覆されました。
このように、取引先の都合や、特定顧客層へのアプローチを考えると、FAX番号そのものをなくしてしまうのは、ビジネスチャンスの損失に繋がりかねないのです。
でも、正直しんどい…従来のFAX機が抱える数々の問題点
FAXの必要性は理解しつつも、オフィスに鎮座する複合機やFAX専用機を使い続けることには、多くの課題がありました。
1. コストの垂れ流し FAX機本体のリース代、高価なトナー代、そして大量のFAX用紙。これらはすべて固定費としてのしかかってきます。特に迷惑なのが、大量に送られてくる不要なDM。読むこともなくシュレッダーに直行する紙の束を見るたびに、「この紙とインク代、本当にもったいないな…」と感じていました。
2. 働き方の足かせになる コロナ禍を経て、当社でもテレワークが浸透しました。しかし、FAXだけがその流れに取り残されていました。「急ぎのFAXが届くかもしれないから、誰か一人は出社しなければならない」「外出中の営業担当者に代わって、受信したFAXをスマホで撮影して送る」といった、非効率な業務が当たり前のように発生していたのです。これでは、柔軟な働き方の実現など夢のまた夢です。
3. 管理の手間とセキュリティリスク 受信したFAXは、担当者ごとに仕分けし、ファイリングする必要があります。過去の送受信履歴を探すのも一苦労。さらに、受信トレイに置きっぱなしになったFAXは、見積書や個人情報など、機密情報が含まれていることもあり、誰でも見られる状態はセキュリティ上、非常に好ましくありません。
これらの課題は、2024年から始まったNTTのIP網移行によって、さらに深刻化する可能性も出てきました。通信速度の低下による通信コストの上昇が懸念されており、「なんとなくFAXを使い続ける」ことが、経営的にも無視できないリスクになりつつあったのです。
解決策は「FAX機をなくす」こと。当社のネットFAX活用術
「FAX番号は維持したい。でも、FAX機はもう置きたくない」
このジレンマを解決してくれたのが、**「ネットFAX（インターネットFAX）」**でした。
ネットFAXとは、一言で言えば「メールやWebブラウザを使ってFAXの送受信ができるサービス」です。既存のFAX番号をそのまま移行できるサービスも多く、当社も番号を変えることなく導入できました。
ネットFAXを導入したことで、従来の課題は驚くほどシンプルに解決しました。
【メリット1】圧倒的なコスト削減とペーパーレス化 まず、FAX機本体のリース契約を解除し、トナーやFAX用紙の購入も一切不要になりました。月々数千円のサービス利用料だけで済むため、年間で見ると大幅なコスト削減に繋がっています。不要なDMは、メールの件名を見てそのままデータ上で削除。紙の無駄遣いがゼロになりました。
【メリット2】テレワークへの完全対応と業務効率の向上 FAXがPDFなどのデジタルデータとしてメールで届くため、パソコンやスマートフォンさえあれば、いつでもどこでも内容を確認し、返信までできるようになりました。担当者への共有もメール転送で一瞬です。これにより、「FAXのための出社」は完全になくなりました。
【メリット3】管理が楽になり、セキュリティも向上 受信したFAXデータは、取引先や案件ごとにフォルダ分けしてクラウド上に保存できます。過去の履歴検索もキーワードで簡単に見つかります。紙のように紛失したり、誰かに見られたりする心配もなく、セキュリティレベルは格段に向上しました。
結論：FAX文化と共存する、2026年以降の賢い選択
世の中のデジタル化がどれだけ進んでも、FAXでのやり取りを求める取引先やお客様がゼロになる日は、まだ当分先でしょう。特に、2026年以降も、特定の業界や顧客層とのコミュニケーションハブとして、FAX番号が重要な役割を果たし続ける可能性は十分にあります。
だからといって、旧態依然としたFAX機をオフィスに置き続ける必要はどこにもありません。
FAXの利便性や役割はそのままに、運用コストと手間だけを劇的に削減する。それが、ネットFAXという選択肢です。
もし、あなたの会社のデスクにも、当たり前のようにFAX機が置かれているのなら。
もし、鳴り響く受信音や、うず高く積まれた紙の束に少しでもストレスを感じているのなら。
一度、「ネットFAX」を検討してみてはいかがでしょうか。それは、古い文化と賢く共存するための、これからの時代に合った、最もスマートな答えかもしれません。
◯当社が使用しているサービス
DigiFAX (https://digifax.jp/)
※PR投稿ではありません。